Polityka prywatności

Polityka prywatności serwisu wrzos.run

Data wejścia w życie: 3 sierpnia 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego https://wrzos.run (dalej: „Serwis”), w tym z zapisami na imprezę biegową Wrzos.RUN (dawniej Cross na Wrzosach).

Przy rejestracji na zawody obowiązuje również klauzula informacyjna RODO (PDF). Niniejsza Polityka obejmuje cały Serwis i uzupełnia informację przekazywaną przy zapisach.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Nadleśnictwo Okonek
ul. Kolejowa 16
64-965 Okonek
tel. 67 266 91 01
e-mail: okonek@pila.lasy.gov.pl

W sprawach związanych z imprezą i Serwisem można kontaktować się także:

Marcelina Hanelt, tel. 532 453 738, e-mail: marcelina.hanelt@pila.lasy.gov.pl
e-mail Serwisu: kontakt@wrzos.run

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem (powyższe dane kontaktowe).

2. Zakres stosowania

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku m.in. z:

odwiedzaniem i korzystaniem z Serwisu,
rejestracją i udziałem w imprezie Wrzos.RUN,
płatnością opłaty startowej online,
ewentualnym wystawieniem faktury,
komunikacją z Organizatorem,
opcjonalną zgodą na wykorzystanie wizerunku,
analityką ruchu w Serwisie (Google Analytics 4) — wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie.

3. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Cel	Przykładowe dane	Podstawa prawna (RODO)
Prowadzenie Serwisu, bezpieczeństwo techniczne	adres IP, logi serwera, dane urządzenia	art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo i ciągłość usług)
Rejestracja na zawody, lista startowa, organizacja imprezy	dane z formularza zgłoszenia	art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy / czynności przed umową) oraz lit. f (organizacja i bezpieczeństwo imprezy)
Przyjęcie i rozliczenie opłaty startowej	dane płatności, identyfikator transakcji	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c (obowiązki rachunkowe/podatkowe, w zakresie wymaganym prawem)
Wystawienie faktury (jeśli zgłoszono taką potrzebę)	nazwa nabywcy, NIP, adres, e-mail do faktury	art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązki prawne) oraz lit. b
Kontakt w sprawie zgłoszenia / imprezy	e-mail, telefon, imię i nazwisko	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f
Publikacja listy startowej (imię, nazwisko, dystans, miejscowość, klub, nr startowy)	dane identyfikacyjne uczestnika	art. 6 ust. 1 lit. f (informowanie o składzie stawki / transparentność zawodów) oraz lit. b
Preferencja posiłku wegetariańskiego	informacja z formularza	art. 6 ust. 1 lit. b (organizacja pakietu / catering)
Zgoda na wizerunek (opcjonalna)	oświadczenie zgody	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda)
Statystyka ruchu — Google Analytics 4	identyfikatory cookie, przybliżona lokalizacja, dane o korzystaniu ze strony	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda wyrażona w bannerze cookie)

Podanie danych w formularzu zapisu jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji i płatności — bez tych danych nie jest możliwe dokonanie zapisu.

4. Jakie dane zbieramy przy zapisach

W zależności od wypełnienia formularza możemy przetwarzać m.in.:

imię i nazwisko,
datę urodzenia, płeć,
adres e-mail, numer telefonu,
miejscowość, klub (opcjonalnie),
wybrany dystans / konkurencję, rozmiar koszulki,
informację o prośbie o posiłek wegetariański,
dane do faktury (nazwa, NIP, adres, e-mail do wysyłki faktury) — jeśli zaznaczono chęć otrzymania faktury,
oświadczenia i zgody (regulamin, RODO, zdrowie, opiekun małoletniego, opcjonalnie wizerunek),
język komunikacji,
status płatności oraz identyfikator transakcji u operatora płatności.

Dane małoletnich uczestników są przekazywane przez przedstawiciela ustawowego (rodzica/opiekuna).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane lub udostępniane (w niezbędnym zakresie):

OVH — hosting Serwisu oraz poczta e-mail (SMTP),
Axepta BNP Paribas — obsługa płatności online (BLIK, przelew online),
Google Ireland Ltd / Google LLC — Google Analytics 4, wyłącznie jeśli użytkownik wyrazi zgodę na cookies analityczne,
podmioty wspierające organizację imprezy w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia (np. pomiar czasu, obsługa listy startowej) — zgodnie z regulaminem zawodów,
organy publiczne — gdy wymaga tego prawo.

6. Przekazywanie danych poza EOG

W przypadku korzystania z Google Analytics 4 dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (w szczególności do USA). Przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych prawem UE (m.in. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony / standardowe klauzule umowne), o ile mają zastosowanie do danej usługi Google.

Bez zgody na cookies analityczne skrypt GA4 nie jest ładowany.

7.1. Cookies niezbędne

Serwis może używać plików cookie lub podobnych technologii niezbędnych do działania strony (np. sesja, bezpieczeństwo, zapamiętanie wyboru dotyczącego zgody na cookies). Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora albo konieczność świadczenia usługi.

7.2. Cookies analityczne (Google Analytics 4)

Po wyrażeniu zgody w bannerze Serwis ładuje Google Analytics 4 w celu analizy ruchu i ulepszania Serwisu. W razie odrzucenia zgody GA4 nie jest uruchamiane.

Zgodę można wycofać, usuwając dane przeglądarki / lokalną decyzję dotyczącą cookies dla domeny wrzos.run albo kontaktując się z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

8. Okres przechowywania

Dane zgłoszeń na zawody — przez czas organizacji danej edycji oraz przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń, a w zakresie dokumentów księgowych/faktur — przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych.
Korespondencja — przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.
Logi techniczne — zwykle przez krótki okres wynikający z utrzymania bezpieczeństwa i diagnostyki.
Dane z Google Analytics — zgodnie z ustawieniami usługi GA4 i okresem retencji skonfigurowanym u Administratora / Google; cookies — do czasu wygaśnięcia lub usunięcia przez użytkownika / wycofania zgody.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługują Państwu prawa wynikające z RODO, w tym:

dostęp do danych,
sprostowanie danych,
usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”) — w przypadkach przewidzianych prawem,
ograniczenie przetwarzania,
przenoszenie danych — w przypadkach przewidzianych prawem,
sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
wycofanie zgody (gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie) — w dowolnym momencie,
wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).

Wniosek w sprawie praw RODO można złożyć na dane kontaktowe Administratora wskazane w pkt 1.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na sytuację osoby. Google Analytics służy do zbiorczej analizy ruchu w Serwisie, a nie do podejmowania indywidualnych decyzji o dopuszczeniu do zawodów.

11. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym m.in. szyfrowanie połączenia HTTPS, ograniczenie dostępu do panelu CMS oraz przekazywanie danych płatniczych do wyspecjalizowanego operatora płatności (dane kart / BLIK są obsługiwane w infrastrukturze operatora płatności zgodnie z jego zasadami).

12. Linki zewnętrzne

Serwis może zawierać odnośniki do stron trzecich (np. bramka płatności, media społecznościowe). Do tych serwisów mają zastosowanie odrębne polityki prywatności ich administratorów.

13. Zmiany Polityki

Administrator może zaktualizować niniejszą Politykę. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://wrzos.run/pl/polityka-prywatnosci. O istotnych zmianach Administrator może poinformować poprzez komunikat w Serwisie.